SQLITE NOT INSTALLED

Как перейти с штатного бухгалтера на аутсорсинг: пошаговая инструкция

Переход с штатного бухгалтера на аутсорсинг — это решение, которое помогает бизнесу снизить затраты, избежать кадровых проблем и повысить качество учета. Однако сам процесс требует подготовки. В этой статье мы разберем пошаговую инструкцию, как перейти на бухгалтерский аутсорсинг без рисков и ошибок.

Почему компании выбирают аутсорсинг бухгалтерии?

Прежде чем переходить к инструкции, важно понять преимущества аутсорсинга:

• Экономия на зарплате и налогах — не нужно платить зарплату, взносы, обеспечивать рабочее место.
• Отсутствие кадровых рисков — не придется искать замену внезапно уволившемуся бухгалтеру.
• Профессионализм — аутсорсинговая компания следит за изменениями в законодательстве и гарантирует качество учета.
• Масштабируемость — услуги можно гибко адаптировать под рост бизнеса.

Теперь разберем, как правильно организовать переход.

Шаг 1. Оцените текущую ситуацию

Перед сменой формата работы бухгалтерии нужно проанализировать:

• Какие задачи выполняет штатный бухгалтер (первичка, зарплата, отчетность, кадры).
• Какие программы и сервисы используются (1С, СБИС, Клиент-Банк).
• Есть ли задолженности перед бюджетом или не сданные отчеты.

Если в учете есть ошибки, их лучше исправить до передачи документов аутсорсинговой компании.

Шаг 2. Выберите аутсорсинговую компанию

Критерии выбора:

1. Опыт работы в вашей сфере — бухучет в торговле, услугах или производстве имеет нюансы.
2. Наличие лицензий (например, на работу с электронной подписью).
3. Отзывы и репутация — проверьте рекомендации других клиентов.
4. Стоимость услуг — важно понимать, что входит в тариф (например, сдача отчетности, консультации).

Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» работает с разными видами бизнеса и предлагает индивидуальные решения.

Шаг 3. Подготовьте документы для передачи

Аутсорсинговая компания должна получить доступ к:

• Первичным документам (накладные, акты, счета-фактуры).
• Банковским выпискам и кассовым документам.
• Кадровым документам (трудовые договоры, приказы).
• Данным по налогам и взносам (декларации, расчеты).

Рекомендуем составить акт приема-передачи, чтобы зафиксировать состояние учета на момент перехода.

Шаг 4. Организуйте доступ к учетным системам

Для работы аутсорсинговой компании потребуется:

• Доступ к 1С или другой учетной программе (удаленный доступ или облачный вариант).
• Электронная подпись для сдачи отчетности.
• Доступ к банк-клиенту (если требуется оплата налогов или зарплаты).

Важно настроить права доступа так, чтобы бухгалтер мог работать, но не имел лишних полномочий.

Шаг 5. Назначьте ответственного за взаимодействие

Даже при полном аутсорсинге важно, чтобы в компании был сотрудник, который:

• Передает документы и отвечает на вопросы бухгалтера.
• Контролирует сроки сдачи отчетности.
• Проверяет платежи и сверки с контрагентами.

Это может быть руководитель, финансовый директор или офис-менеджер.

Шаг 6. Проведите тестовый период

Первые 1-2 месяца лучше работать в режиме двойного контроля:

• Штатный бухгалтер (если он еще не уволен) сверяет данные с аутсорсинговой компанией.
• Проверяется корректность сдачи отчетов и начислений.

Это поможет избежать ошибок при полном переходе.

Шаг 7. Оформите увольнение штатного бухгалтера

Если бухгалтер был в штате:

1. Убедитесь, что все документы переданы.
2. Оформите увольнение по соглашению сторон или в ином порядке.
3. Сообщите в аутсорсинговую компанию о завершении перехода.

Шаг 8. Настройте регулярное взаимодействие

После перехода важно:

• Определить график передачи документов (ежедневно, раз в неделю).
• Назначить периодические сверки (например, раз в квартал).
• Уточнить, как быстро бухгалтер отвечает на вопросы.

Заключение

Переход на аутсорсинг бухгалтерии — это процесс, который требует подготовки, но в долгосрочной перспективе дает бизнесу больше стабильности и экономии. Главное — выбрать надежного подрядчика, правильно передать документы и наладить взаимодействие.

Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» помогает бизнесу перейти на аутсорсинг без стресса. Мы берем на себя все задачи: от ведения учета до сдачи отчетности. Оставьте заявку, и мы подготовим для вас индивидуальное предложение.