Оформление отпуска сотрудника

Оформление отпуска сотрудника

Оформление отпуска сотрудника

Трудовые отношения — это не только выполнение сотрудником рабочих функций, но и соблюдение конкретных обязанностей нанимателем. В частности, работник имеет законное право на получение отпуска с сохранением заработной платы. Процедура оформления отпуска имеет установленный порядок, который не должен нарушаться.

Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам

Каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, составленному в соответствии с Трудовым Кодексом (ТК) РФ полагается регулярный отпуск с периодичностью в один календарный год. Этот срок работы отсчитывается со дня зачисления в штат.

Первый отпуск на новом месте, допустим после того, как стаж составит полгода с момента оформления, однако, с согласия начальства получить временное освобождение от работы возможно и раньше.

Очередность ухода каждого из сотрудников в отпуск, регулируется с помощью соответствующего графика, который составляется руководителем не позднее чем за две недели до нового года. Согласно этому документу каждый сотрудник уходит в отпуск в установленный срок.

В случае планового отпуска от сотрудника не требуется предоставление заявления, однако начальник за две недели должен оповестить его в письменном уведомлении о наступлении отпуска, а также оформить приказ о его предоставлении.

Кроме обязательного ежегодного отпуска сотрудникам могут предоставляться дополнительные дни отгулов и выходных, к ним относятся:

  • больничный;
  • декретный отпуск;
  • учебный отпуск.

Пошаговая инструкция по оформлению

Оформление отпуска происходит в определенном порядке. А чтобы понимать, как правильно оформит отпуск сотруднику, следует ознакомиться с нижеизложенной информацией.

Составление графика отпусков

Сотрудник, отработавший более одного года имеет право на обязательный отпуск. Во избежание конфликтов и нарушения прав работников, ежегодно составляются графики отпусков, в которых четко прописаны сроки выхода на отдых каждого сотрудника.

Составление данного документа происходит с учетом пожеланий сотрудников, особенностей работы организации и нормативных актов. График предоставляется к ознакомлению всем сотрудникам и закрепляется их подписями.

Срок ежегодного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней без учета праздников.

Оповещение сотрудника о предстоящем отпуске

Вторым шагом в оформлении является направление уведомления работнику, который отправляется в отпуск. В документе прописываются сроки пребывания сотрудника в отпуске и другая обязательная информация.

Составление приказа об оформлении отпуска

Завершающий этап отправления сотрудника в отпуск — оформление распоряжения о его предоставлении. Документ должен быть закреплен подписью руководителя и печатью организации.

Правила документирования

Все официальные документы, предназначенные для упорядочивания и оформления отпусков, имеют правила составления вне зависимости от наличия или отсутствия конкретной формы. Документальное оформление отпуска содержит три основных пункта.

График отпусков

Оформление графиков отпусков обязательно для каждой организации — как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Составляться документ может по форме Т-7, но с 2013 года это стало необязательным условием, поэтому руководством организации может быть разработана собственная форма графика. Составляется документ с учетом дополнительных дней отдыха для определенных категорий граждан, пожеланий сотрудников и особенностей работы производства.

В случае неиспользования какого-либо числа отпускных дней за определенный период, с согласия сотрудника, они переносятся на следующий год и также фиксируются в графике.

Правильно составленный документ должен содержать следующую информацию:

  • ФИО сотрудников;
  • табельные номера;
  • наименования отделов, в которых работают сотрудники;
  • должности работников;
  • числа положенных для отпуска дней;
  • даты отпусков.

В случае каких-либо изменений в график могут вноситься поправки с указанием причин.

Хранение документации за предыдущий период должно осуществляться в течение года.

Для сотрудников, с которыми трудовой договор заключен не более чем на полгода, вопрос о внесении их в график отпусков решается в индивидуальном порядке.

Уведомление

Данный документ не имеет четкой структуры, но обязательно должен содержать следующие позиции:

  • название организации;
  • ФИО и должность сотрудника;
  • дату отправки и получения;
  • сроки отпуска;
  • ФИО руководителя;
  • подписи работника и начальника.

Как взять выходные за свой счет

Неофициальный прогул работы может повлечь за собой дисциплинарные или административные меры наказания:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Данные последствия регламентируются нормативными, правовыми актами ТК РФ.

Во избежание неприятного исхода внепланового отсутствия на работе можно взять отгул за свой счет. И хотя такое понятие законодательством не предусмотрено, официальная возможность не выходить на работу все же существует.

Выходной за свой счет приравнивается к отпуску, однако основное его отличие — отсутствие оплаты. К уважительным причинам для внепланового выходного можно отнести:

  • семейные обстоятельства;
  • чрезвычайные ситуации;
  • экзаменационную сессию.

Кроме этого, при необходимости работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработной платы в случае:

  • если сотрудник является участникам ВОВ;
  • если работник является пенсионером по старости;
  • отпуска военнослужащих детей или супругов сотрудника;
  • если работник является инвалидом;
  • рождения ребенка;
  • заключения брака;
  • смерти близких родственников сотрудника.

В каждой конкретной организации, помимо перечисленных, могут присутствовать другие пункты, которые регламентируются коллективными договорами или федеральными законами. В остальных случаях начальник самостоятельно решает можно ли считать, указанную причину уважительной и следует ли предоставлять сотруднику отгул.

Для получения выходного за свой счет необходимо написать заявление на имя руководителя. Если организацией не утверждена форма такого заявления, то оно составляется в свободной форме с указанием следующих данных:

  • причины отгула;
  • ФИО и подписи работника.

В случае одобрения работодателем письменной просьбы, бумага закрепляется его подписью. После этого организацией издается приказ о предоставлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы. Распоряжение также подписывается работником и заверяется подписью руководителя.

Для сохранения трудового стажа длительность отгулов за свой счет не должна превышать двух недель.

Процесс предоставления сотруднику отпуска не отличается особой сложностью. Причиной такому положению дел служит упорядоченность действий и соблюдение правил при его оформлении.