Быстрое подписание любых документов с помощью ЭЦП онлайн и бесплатно — https://dobyto.ru/sign/
Не хотите, чтобы переход на кадровый ЭДО создал хаос в текущей работе? Разработайте и утвердите инструкцию, которой будут пользоваться кадровики и остальные сотрудники вашей компании. В документе вы опишете порядок действий при оформлении, согласовании и подписании документов, права и обязанности участников каждого процесса. Содержание инструкции необходимо изложить с учетом специфики систем или сервисов КЭДО, которые использует ваша компания.
Оформляем инструкцию по кадровому электронному документообороту
Для разработки документа мы взяли за основу шаблон, представленный разработчиком сервиса КЭДО «Добыто». В целом, там уже было все самое необходимое. Но с учетом особенностей текущего и будущего делопроизводства по кадрам в нашей компании, мы добавили в инструкцию:
- перечень документов, которые будут оформляться в КЭДО;
- описание критических точек, на которых содержание и форму документа будет проверять ответственное лицо;
- более 10 схем согласования для разных типов документов (входящий, между отделами, от работника и т.д.);
- разграничение обязанностей между начальниками отделов и сотрудниками кадровой службы;
- требования к формату электронных документов;
- схемы взаимодействия с работниками, подключенными к КЭДО.
По мере необходимости, нужно внести изменения и в другие локальные акты, если они будут противоречить инструкции. Эту текущую работу можно поручить кадровикам.
Интересно, что на стадии подготовки инструкции в тестовом режиме с КЭДО работала группа наших сотрудников. И мы видели, сколько сложностей возникает из-за отсутствия единого руководящего документа. Поставленную задачу (оформление приказа) начали исполнять сразу 3 человека, так как их должностные обязанности примерно одинаковы. Правда стоит отметить, что мы еще не успели настроить в сервисе КЭДО распределение задач между специалистами.
Утверждение инструкции
Так как речь идет о локальном акте, инструкцию утвердил директор нашей компании. Документ оформлялся электронно. Соответственно, и приказ об утверждении инструкции также был подписан ЭЦП. На период освоения функционала КЭДО мы разместили инструкцию для ознакомления:
- на общем стенде, где находятся основные локальные акты для персонала;
- в журнале документов кадровой службы (любой сотрудник может ознакомиться с ними);
- непосредственно в базе локальных актов сервиса КЭДО.
После утверждения инструкции изменились должностные обязанности ряда специалистов. Их документы тоже были переоформлены доп. соглашениями. Далее мы разработали несколько типовых шаблонов документов, на которые ссылались в инструкции. Но основной объем образцов кадровой документации уже есть в базе КЭДО.
Переходите на кадровый ЭДО прямо сейчас, ведь скоро это станет обязательным требованием! Советуем выбрать сервисы «Добыто», телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto.